Uit de praktijk: hoe om te gaan met declaraties?

Elke organisatie heeft vaste HR werkprocessen en routines. Het is verstandig om structureel met een kritische blik naar de administratieve HR-processen te kijken. Heeft u nog wel de meest efficiënte manier van werken? Zijn er nieuwe (technologische) ontwikkelingen op het gebied van het inrichten van HR-processen? Dit zijn twee essentiële vragen die u helpen om concurrerend te blijven.

Valt het u ook op dat dat enkele HR processen binnen uw bedrijf onnodig veel tijd kosten en voor vertraging zorgen? Dit heb ik onlangs meegemaakt bij één van mijn opdrachtgevers en dit proces wil ik graag met u delen.

Een HR praktijkvoorbeeld

De situatie bij een opdrachtgever was als volgt: er werken circa 400 medewerkers voor de onderneming. De kernactiviteiten van de medewerkers zorgden voor veel afwisselende dienstreizen. De medewerkers rijden van project A naar B, naar C, stoppen tussendoor nog bij het hoofdkantoor voor een meeting en rijden vervolgens door naar project D. Resultaat: enorm veel handmatige kilometer declaraties.

Wij willen onze opdrachtgevers graag ontzorgen. Het is voor deze organisatie van belang dat de medewerkers zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Om deze onnodige grote administratiepost voor de medewerkers te vergemakkelijken heb ik het hele declaratieproces geautomatiseerd.

Efficiëntere inrichting van de declaratiemethode

Uiteraard is deze procesautomatisering niet van de één op andere dag gerealiseerd. Na het signaleren van dit verbeterpunt ben ik gaan onderzoeken welke mogelijkheden er zijn op het gebied van declaraties automatisering. Wij hebben ervaring met verschillende software oplossingen. Uiteindelijk is gekozen voor een declaratie app. Deze app (en tevens website) hebben we volledig naar wens van de organisatie kunnen inrichten.

Efficiëntie op meerdere vlakken

Inmiddels maken alle medewerkers gebruik van deze applicatie op hun telefoon. Via een GPS-signaal berekent de app automatisch de gereden kilometers en kunnen ze voor andere onkosten gemakkelijk een foto van bijvoorbeeld een bonnetje toevoegen. Aan het eind van de maand voegen ze alle declaraties samen, waardoor de leidinggevende in één overzicht de kosten kan goedkeuren. Dit gebeurt met welgeteld twee drukken op de knop.

De opdrachtgever was erg tevreden met deze procesoptimalisatie. De medewerkers hebben nu meer tijd om zich op de kernwerkzaamheden te richten. Een ander bijkomend voordeel is dat de medewerkers nu op tijd zijn met het inleveren van de declaraties. Bovendien worden deze via de loonadministratie geautomatiseerd betaald, waardoor ook de administratie tijd over heeft.

Een ervaring van een medewerker: ‘Erg fijn deze app! Het kostte me veel minder moeite om de kosten te declareren en heb zelf veel beter overzicht. Mijn mobiele telefoon heb ik altijd bij de hand, dus het kost me totaal geen moeite!’

Dit is slechts een voorbeeld van een mogelijke oplossing. Wij gaan altijd te werk vanuit het vraagstuk en de specifieke situatie, wensen en behoeften van de opdrachtgever. De best passende oplossing kan dus per case verschillen. Feit is dat er altijd ruimte is voor verbetering en het de moeite waard is om hiernaar te kijken.

Heeft u vragen over dit blog? Neem dan contact met mij op.

Huibert de Potter – HRT Business Professionals
Management