Wat mag ik vragen aan een zieke werknemer ?

De registratie bij verzuim is aan regels gebonden. Medio 2016 zijn de wijzigingen voor het noteren van medische gegevens van werknemers door de Autoriteit Persoonsgegevens opnieuw aangescherpt. In verzuimsystemen mag de aard en oorzaak van de ziekte niet meer worden vastgelegd. Zelfs zwangerschap mag niet meer vermeld worden. Ook mag alleen de bedrijfsarts bepalen of een werknemer arbeidsongeschikt is en niet de leidinggevende. Maar wat mag nog wel?

Welke vragen mag u nog wel stellen?

Als werkgever mag u bij de ziekmelding uitsluitend gegevens vragen (en opnemen in het verzuimsysteem) die noodzakelijk zijn voor de begeleiding van de zieke werknemer. Dit zijn:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• de vraag of de werknemer een ‘vangnetter’ is;
• de vraag of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• de vraag of er sprake is van een verkeersongeval met de mogelijkheid om een derde aansprakelijk te stellen.

Als werkgever mag u dus niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte!

De praktijk

Een werknemer hoeft wettelijk gezien bij een verzuimmelding niet te melden wat hij of zij mankeert. Een werknemer kan zijn redenen hebben om de werkgever niet te vertellen wat er aan de hand is. Vooral als de reden van het verzuim ingrijpt op de privacy en de persoonlijke levenssfeer. Maar de praktijk leert echter dat de reden van het verzuim vaak direct door de werknemer wordt vermeld.

Informatie over de aard of oorzaak van de ziekte mag u echter niet noteren in het verzuimdossier. Dit is verboden, ook al geeft een werknemer toestemming. Slechts wanneer er sprake is van een ziekte waarbij directe collega’s in geval van nood moeten weten hoe te handelen (denk aan epilepsie), dan is het toegestaan dit te noteren in het personeelsdossier.

Controle en begeleiding

Omdat de werkgever bij verzuim verplicht is het loon door te betalen, althans als er sprake is van ziekte en/of gebrek, mag de werkgever controleren of de werknemer echt ziek is. In de meeste gevallen zal de arbodienst of bedrijfsarts ingeschakeld worden voor het beoordelen van de (mate) van arbeidsongeschiktheid en voor een advies over de mogelijkheden voor arbeid. De werknemer dient mee te werken aan het bezoek aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag alleen noodzakelijke informatie melden om bijvoorbeeld te beoordelen of het loon moet worden doorbetaald en welke stappen moeten worden ondernomen voor verzuimbegeleiding en re-integratie.

U mag dus ook niet bij de bedrijfsarts vragen naar de aard of de oorzaak van de ziekte!

Verzuimprotocol

Het verzuimprotocol speelt daarom een steeds belangrijkere rol. Een verzuimprotocol geeft aan waar werknemers zich aan moeten houden. Denk daarbij aan afspraken rondom het ziekmelden, het onderhouden van contact of het accepteren van passend werk.

Wij begrijpen dat het niet mogen registreren van de aard en oorzaak van verzuim een lastig onderwerp blijft. Onze casemanagers kunnen u helpen bij een correcte aanpak. Ook als het gaat om uw verzuimprotocol. Voor diverse klanten nemen wij de telefonische verzuimcontrole zelfs helemaal over. Neem vrijblijvend contact met ons op.

Jeroen Klaassen – Insucare
Vennoot, Casemanager Crov©, Inkomensadviseur