‘Communiceren kun je leren’ wordt vaak gezegd. Toch valt er binnen ondernemersland nog het nodige te leren op dit vlak. Als ondernemers in staat zijn om op een goede wijze met elkaar te praten, dan zou het aantal conflicten zienderogen dalen. Het gebrek aan goede communicatie leidt logischerwijs tot gebrekkig opgestelde contracten. Deze contracten leiden op hun beurt tot uiteenlopende verwachtingen. En voor men het weet, is het hek van de dam. Dat is jammer.

‘Waterdicht’
Vaak gaat men ervan uit dat een contract honderd procent waterdicht moet zijn. Vooral onze Engelse en Amerikaanse buren hebben er een handje van om hele boekwerken op te stellen, om maar niets aan het toeval over te laten. Deze opstelling komt doorgaans voort uit een angstgedachte, waarbij men steeds uitgaat van het worst case scenario. Niets mag misgaan en als er al iets misgaat, moeten de contractspartijen volledig ingedekt zijn. De ironie wil echter dat als op deze wijze gedacht wordt, het in de praktijk vaak juist misgaat. Dit om de eenvoudige universele wetmatigheid dat ‘wat men denkt, men uitstraalt en wat men uitstraalt, men aantrekt’.

Tijdens workshops heb ik om die reden steeds betoogd dat het beter is om te kiezen voor een meer positieve benadering. Een overeenkomst is immers niet veel meer dan een samenspel tussen twee (of meer) partijen die een bepaald doel nastreven en hier samen voor willen gaan. De insteek van het contract zou moeten zijn dat wordt beoogd om deze samenwerking zo succesvol mogelijk te laten verlopen en niet om zich uitsluitend te wapenen tegen al wat mis kan gaan.

Verhaal
Een goed contract laat zich lezen als een duidelijk verhaal. Hoe complexer een overeenkomst is vormgegeven en hoe moeilijker het voor een buitenstaander te lezen valt, hoe slechter het is opgesteld. De kunst is juist om in heldere taal de bedoelingen van partijen duidelijk op papier te zetten. Conflicten raken in de praktijk minder snel opgelost wanneer contractuele bepalingen minder duidelijk zijn. Hieraan worden dan uiteenlopende interpretaties gegeven, wat dan enkel voer voor advocaten en rechtbanken is. Wees daarom steeds duidelijk en to the point bij het opstellen van het contract.

Algemene voorwaarden
Uiteraard moet een contract de essentie van de gemaakte afspraken en hiermee de belangrijkste onderwerpen bevatten. Zelf ben ik voorstander van het gebruik van een goede set algemene voorwaarden. In de overeenkomst zelf wordt dan naar deze voorwaarden verwezen en deze worden op de overeenkomst van toepassing verklaard. Deze algemene voorwaarden bevatten de bepalingen die voor iedere situatie gelden en dus steeds terugkeren. Het gebruik hiervan heeft als groot voordeel dat de overeenkomst zelf beperkt kan blijven tot de kern. De algemene voorwaarden bevatten doorgaans bepalingen over onder meer levertermijnen, betalingswijzen, klachten en eventuele aansprakelijkheden. De overeenkomst kan dan (grofweg) beperkt blijven tot de omschrijving van de contractspartijen, de uiteenzetting van de geleverde diensten of producten en de prijsstelling.

Klein duimpje
Soms vinden ondernemers het moeilijk om voor zichzelf op te komen wanneer zij met een grote organisatie zaken doen. De gedachte hierbij is dan dat het weinig zin heeft om de eigen wensen met deze organisatie bespreekbaar te maken. De organisatie zal haar eigen contractuele bepalingen toch wel ‘doordrukken’. Toch is dit een onjuist beeld. Zelf adviseer ik onze cliënten juist om tijdens de onderhandelingen met de betreffende organisatie, zo concreet mogelijk aan te geven met welke specifieke bepalingen in het contract of in de algemene voorwaarden men moeite heeft en waarom. Of daarentegen welke contractuele bepaling uit de eigen algemene voorwaarden men essentieel vindt. De kans is groot dat de betreffende organisatie best bereid is om hierin mee te denken. Wie niet waagt, die niet wint!